Digitale Silbermanufaktur

Fabio: In der heutigen Folge erfahren Unternehmen anhand unseres Projektes von Robbe und Banking, wie sie Zeit und Geld sparen sowie Mitarbeiter bei einer Inventur entlasten können. Viel Spaß.

Fabio: Hallo und herzlich willkommen zur heutigen Folge. Einige von euch sind auf unseren Case von Robbe und Berking aufmerksam geworden. Und ich dachte mir, ich schnapp mir einfach mal Julian und Aron, die beiden Geschäftsführer der DevHelden und wir beleuchten diesen Case Robbe und Berking. Julian, erzähl doch mal ein wenig dazu.

Julian: Ja, also grundsätzlich haben wir den Case auch bei uns auf der Website. Unter den Referenzen, wir sind natürlich stolz, für so ein großes und bekanntes Familienunternehmen aus Flensburg. Was umgesetzt haben zu dürfen.

Fabio: Für viele, die Robbe und Berking vielleicht ja nicht kennen. Ich gebe einfach mal einen Überblick. Also eine große, sehr, sehr große Silber Manufaktur seit 1874. Die beschäftigen 150 Mitarbeiter und verarbeiten im Jahr 20 Tonnen Silber. Und gehören zu den erfolgreichsten Luxusmarken Deutschlands und zur Familie gehören ebenfalls Robbe und Berking Classic, Baum und König und auch das Lifestylemagazin Goose, also das hat schon eine gewisse Umsatzgröße über die wir hier auch reden.

Julian: Definitiv. Auch hier in Flensburg super bekannt das Familienunternehmen. Also der Name steht für sich, würde ich mal sagen. Und dementsprechend war man natürlich auch super stolz, dass wir da gefragt worden sind, ob wir helfen können und wie auch im Case beschrieben, haben wir die Inventur digitalisiert. Also am Anfang war es so, dass dort mit Papier gearbeitet wurde und nachdem wir fertig waren wurde mit Scannern, also wie so ein Smartphone, kann man sich vorstellen, dass ein „Zebra Scanner“ mit einem Reader unten dran. So ein Barcode Reader konnte gearbeitet werden. Da kann vielleicht auch Aron gleich, das eine oder andere zu erzählen. Wie die technische Umsetzung ablief. Aber das ist, was wir in dem Case sozusagen gemacht haben.

Fabio: Ich habe mir ein paar Gedanken gemacht, damit wir diesen Case auch wirklich ausführlich beleuchten können für die Zuhörer. Was war denn überhaupt das grundsätzliche Problem, Julian sagte ja gerade schon, die haben hauptsächlich mit Papier und Stift gearbeitet, aber wo war das eigentliche Problem? Also war jetzt das Problem nur Papier und Stift oder woran lag es? 

Aron: Also es gab kein eigentliches großes Problem. Die Inventur hat natürlich auch mit Papier und Stift funktioniert, aber sie funktioniert damit halt nicht so gut, wie sie digital funktionieren kann. Man kann sich das so vorstellen, dass vor der Digitalisierung die Leute mit Zettel und Stift durchs Lager gegangen sind und jeden Kasten durchgezählt haben, wie es halt bei einer Inventur Pflicht ist. Das haben sie auf dem Zettel eingetragen und diese Zettel wurden auf andere Zettel übertragen, wo schon mal die erste Fehlerquelle ist, genauer gesagt die zweite Fehlerquelle. Denn allein beim Aufschreiben kann man sich natürlich verschreiben. Der eine hat eine schönere Schrift als die andere Person und ja, da fängt es nämlich schon an und dann müssen diese ganzen Werte natürlich noch ins System übertragen werden und das hat auch eine gewisse Dauer gebraucht. Ich glaube, das waren zwei Wochen, musste ein Mitarbeiter Vollzeit alles abtippen und ins System bringen. Genau und dabei geht natürlich viel Zeit verloren, wo man natürlich auch viel Geld und es ist eben sehr ineffizient.

Fabio: Wir haben ja gerade schon einmal Robbe und Berking beleuchtet. Ich meine, die haben ja ein paar Mitarbeiter. Das ist auch, wie zuvor erwähnt, eine gewisse Unternehmensgröße. Wie waren eure ersten Schritte oder wie seid ihr überhaupt herangegangen? Wie war eure Vorgehensweise?

Julian: Also zunächst muss man lobend sagen, das Unternehmen selbst hat erkannt, dass es dort Verbesserungspotenziale gibt, dass es nicht oft der Fall und ist auf uns zugekommen. Es wurde explizit das ganze angefragt und dann haben wir uns zusammengesetzt in einem zusammengestellten Team, also von Robbe und Berking ein zusammengestelltes Team und haben geschaut, welche Technologien aktuell vorhanden sind. Dass dann, nicht zu große oder möglichst gar keine Umstrukturierungen nötig sind. Und dann haben wir geschaut, wie wir das Ganze möglichst optimal umsetzen können. Also die Idee von den Scannern, die bestand, glaube ich von Robbe und Berking oder haben wir die eingebracht, ich weiß das gar nicht mehr.

Aron: Wir haben tatsächlich die Vorschläge gebracht. Wir haben zwei verschiedene Handscanner vorgestellt, einer tatsächlich noch mit einem typischen Tastenfeld, wie man es eigentlich kennt und einer, der wie ein reines Smartphone fungiert, mit einem Scanner drin. Und für den haben sie sich auch entschieden.

Julian: Und dann haben wir das Ganze sozusagen in kleinen Schritten besprochen, definiert, wie wir das Ganze, ja das Projekt sozusagen aufbauen wollen. Und dann ging es auch schon dran, dass wir in die Entwicklung gestartet sind.

Fabio: Also das heißt, ihr hattet prinzipiell schon echt eine gute Grundlage und es gab jetzt keine großen Probleme, auch vielleicht zuvor von Auftraggeber Seite her, dass da erst mal noch eine Hürde genommen werden musste?

Julian & Aron: Hürden hast du an sich immer. So aber die Grundbasis, Robbe und Berking besitzen eine eigene IT und mit dem standen wir ständig im Kontakt, haben angefragt, was wir benötigen. Die Sachen wurden dann zur Verfügung gestellt und wir haben dann die Anwendung als solche entwickelt und auch das möglichst innovativ und intuitiv, weil natürlich alles, was man neu einführt, in so ein Unternehmen muss auch funktionieren in den aktuellen Abläufen, das heißt möglichst simpel sein. Das heißt, man kann nicht irgendwie so eine total Fancy App bauen, das muss nun mal schnell zu verstehen sein und muss vorzugsweise auch funktionieren. Also gerade in dem Fall, wir arbeiten dort mit Edelmetallen teilweise, das heißt, wir haben auch darauf geachtet, hat sich, glaube ich, nicht so herausgestellt, aber wir haben zum Beispiel darauf geachtet, dass man das rein theoretisch auch mit Handschuhen bedienen hätte können, also von den Eingaben her. Das heißt, dass wir eine gewisse Tastengröße eingeplant haben. Und die wurden automatisch angesteuert. Ich sage jetzt mal, ich scanne den Artikel, dann wird direkt auf die Menge gegangen. Das muss der Benutzer am Ende nicht mehr selbst machen. Genau. Und ja, da hat Robbe und Berking auch vieles mit sozusagen an Ideen eingebracht und das ganze Projekt hat wirklich viel Spaß gemacht, weil auch gerade die Kommunikation sehr unkompliziert war. Und auch das Vertrauen von Robbe und Berking selbst uns gegenüber war sehr wertschätzend. Wirklich toll. Also wir durften vor Ort in jede Ecke und Nische hereinschauen, haben sämtliche Daten, die wir angefragt haben, zur Verfügung gestellt bekommen. Natürlich höchst vertraulich, aber das hat uns natürlich in dem ganzen Projekt wirklich weitergeholfen.

Fabio: Du sagst es ja gerade, Hürden gibt es eigentlich immer. Wo waren denn jetzt explizit bei diesem Projekt die Schwierigkeiten oder vielleicht die größten Hürden, die ihr als Team oder genauer gesagt als Partnerschaft auch nehmen musstet.

Aron: Die größte Hürde war eigentlich, dass wir uns das so vorgestellt haben, dass wenn ich eine Position scanne oder ich sage jetzt mal ein paar Silbermesser gezählt habe, ich die Position niederschreibe im Gerät und die direkt zum System sende. So wird das an sich auch gemacht. Leider gab es keine Netzwerkverbindung, keine drahtlose Netzwerkverbindung zu dem Zeitpunkt im Lager und dadurch mussten wir das so modellieren, dass erst alles auf dem Gerät lokal gespeichert wird. Welche Artikel gibt es, welcher Artikel liegt wo, oder kann, wo liegen und wie oft liegt er denn da? Also worum es eigentlich geht in der Inventur. Und dann wurde sich später tatsächlich immer bei einem Sammelpunkt getroffen, wo eine Verbindung bestand und da wurden die neuesten Daten dann hochgeladen, das war an sich die einzige technische Hürde, sonst wurde uns hervorragend entgegengekommen. Von der IT-Abteilung muss man sagen. 

Fabio: Gab es vielleicht noch irgendwelche organisatorischen Dinge, die ihr erst mal klären musste, bevor ihr anfangen konntet?

Julian: Ganz klar. Aber da geht man ja in die Gespräche rein und auch, was ich als sehr beeindruckend empfand, der Standort Robbe und Berking, der Sitz ist nicht gerade klein und auch das Lager, über das wir ja gerade sprachen. Also es gibt WLAN, genauer gesagt Wi-Fi im Hause, aber der reicht einfach nicht bis nach dort hinten. Und das Problem ist bekannt gewesen und wurde bereits parallel angegangen. Und dass man sieht, es gibt ein Problem. Wir haben aktuell keine Wi-Fi-Verbindung und das Problem muss gelöst werden und es muss vielleicht eine Übergangslösung gefunden werden und daran haben wir uns natürlich jetzt gemacht und das war das, was Aron sagte, dass man halt parallel entwickelt hat an diesen Wi-Fi-Spots und für die Übergangslösung, diesen Spot gesucht hat, wo man hochladen kann oder diesen Sammelpunkt, wo die Scanner dann platziert wurden.

Fabio: Ich finde es auch schön zu hören, dass auch jetzt ja bei dem Case wirklich große Unternehmen, dass da auch nicht alles von Anfang an auf 100 % ist, wie jetzt etwa Wi-Fi. Viele denken das ja immer, da ist ein großes Unternehmen, da läuft es direkt, aber das ist nicht so und ich glaube, das muss auch vielen bewusst werden, dass so was auch ein laufender Prozess ist.

Julian: Definitiv. Deswegen in der Podcast-Reihe, das wisst ihr ja, haben wir genau deswegen ja gesagt, Mensch, wir holen uns den ein oder anderen Geschäftsführer aus namhaften Unternehmen heran und sprechen einfach mal ganz offen über Probleme, weil viele sind vielleicht auch vor dieser Hürde auf jemanden zuzugehen, zu sagen Mensch, kannst du mal schauen, gerade Hilfe annehmen und so ist nicht immer einfach, kennt man vielleicht von sich selbst. Man versucht das irgendwie immer besten Willens selbst zu wippen. Und gerade in so einem Fall muss man auch einfach erkennen, Mensch mal von jemandem extern einfach da nur mal drüber schauen lassen, wo kann man vielleicht was machen. In dem Fall, muss man sagen, dort ist ein klarer Kopf bei Robbe und Berking gewesen und auch Oliver selbst, was wir so hören durften bisher und auch kennengelernt haben, ist sehr am Zahn der Zeit und informiert sich. Und ich glaube, das ist es halt auch nie stehenzubleiben, nie zu denken, dass man perfekt ist und ich glaube, dafür steht auch die Marke Robbe und Berking. Sie strebt nach Perfektion und ich glaube, das haben wir auch dort gesehen, inhouse diese Perfektion. Die Produkte stehen ebenfalls für Perfektion. Und das müssen auch andere Unternehmen erkennen, dass man nicht immer perfekt ist oder nicht perfekt sein kann, vielleicht sogar. Und dass man danach streben muss, einfach sich zu verbessern, dass man einen Fortschritt anstrebt und auch egal wie schlimm das Fundament vielleicht sein mag. Ich glaube, es geht einfach darum, anzufangen und etwas in Bewegung zu setzen, dass man sagt, Mensch, wir machen ja so einen Schritt. 

Fabio: Mal abgesehen von besserem Wi-Fi und jetzt vielleicht eine digitalisierte Inventur. Welche zusätzlichen Vorteile hat Robbe und Berking noch bekommen durch die App?

Julian & Aron: Da müssen wir tatsächlich mal jemanden einladen und fragen genau, glaube ich, können wir das gar nicht so beantworten. Wir können es vielleicht grob beantworten. Ganz klar Zeitersparnis, denn der Laden musste früher glaub ich circa drei Tage stillstehen bei der Inventur. Ich glaube jetzt beim ersten Lauf, waren es nur noch anderthalb bis zwei.

Fabio: Was mich interessieren würde, Ist die App jetzt wirklich nur für die Inventur oder könnte man darauf aufbauen?

Aron: Also auf jeden Fall kann man darauf aufbauen. Die App ist jetzt nicht öffentlich zugänglich, die ist tatsächlich nur auf den Handscannern im Unternehmen. Das ist einfach das Schöne an so einer individuellen Softwarelösung, dass wir sie geschrieben haben und sie beliebig erweitern können. Robbe und Berking könnte sie rein theoretisch auch selbst erweitern, wenn Sie die Ressourcen dazu haben. So gehen wir auch immer ganz transparent an den Kunden heran. Der Code gehört dem Kunden am Ende.

Fabio: Ihr entwickelt nicht, sodass nur in gewissermaßen ihr weiterentwickeln könntet, sondern jeder andere beliebige Entwickler auch.

Julian: Genau. Rein theoretisch könnte sich jeder einklinken, aber in dem Fall bei Robbe und Berking können wir sprechen, aber es sind noch zwei weitere Geschichten geplant, über die wir jetzt nicht sprechen können. Aber ja, wir sind weiterhin in den Gesprächen und sind dort ja vor Ort auch am entwickeln.

Fabio: Vielleicht können wir ja eine ganz konkrete Frage hier klären. Das ist natürlich auch immer eine richtig interessante Frage, wie sind denn da natürlich die Kosten, wenn wir uns generell in so einem Inventurbereich bewegen? Wir müssen das jetzt nicht explizit auf diesen Case nehmen, aber generell.

Julian: Ja, wie du schon sagst, zu dem Case kann man natürlich nichts sagen. Wir können aber so viel sagen, dass es nicht so hoch ist, wie man meist denkt. Wir haben Ratgeber geschrieben, bei uns auf der Webseite zum Thema App programmieren lassen, wenn man auf App Entwicklung geht bei uns unter den Leistungen.

Fabio: Wir verlinken den Ratgeber auch in den Shownotes, damit sich jeder diesen Ratgeber ansehen und durchlesen kann.

Julian: Ansonsten unter App entwickeln lassen. Wenn man da auf die Seite geht, gibt es dort ein Button. Der heißt „Ratgeber App entwickeln lassen“. Oder „programmieren lassen“. Und da haben wir alles mal runtergeschrieben, auch wo so circa die durchschnittlichen Kosten liegen, also in welchem Zeitaufwand und in welchem Kostenaufwand da vielleicht einfach mal hereinschauen für diese für Kosten. Ansonsten muss man einfach sagen, pauschale Preise anzugeben für eine App ist eben superschwierig. Eine App ist ja kein Produkt des Fließbandes, sondern ist maßgeschneidert. Und da ist es so, dass wir gewisse Dinge berücksichtigen müssen, zum Beispiel bei Robbe und Berking, welche bestehenden Systeme sind da, müssen Schnittstellen her oder, oder, oder. Und da ist jedes Unternehmen anders, aber es ist tatsächlich überraschend überschaubar. Weil vieles ja einfach da ist. Also man hat, na klar, Benutzeroberfläche, Log-in für einen Mitarbeiter, eine Datenbank, die dahinter ist und das ist recht überschaubar, weil der Funktionsumfang als solcher, da sind fast schon die Geräte, also die Hardware ist schon fast teurer als die Entwicklung als solche.

Fabio: Habt ihr vielleicht noch letzte Worte oder Tipps für Unternehmen, die dasselbe oder ähnliche Probleme haben?

Julian: Ja, Anfangen. Das klingt so doof, aber einfach anfangen. Also ob es die Planung ist, ob es Notizen sind. Also ich glaube, sich in Bewegung zu setzen in Richtung Digitalisierung oder wie wir so schön sagen den ersten Schritt in Richtung Zukunft hinzugehen, wobei Zukunft ist das gar nicht mehr richtig, sondern Gegenwart. Den Anschluss, nichts zu verlieren, kann man vielleicht auch sagen. Das ist, glaube ich, die größte Herausforderung für die meisten und da können, ob es jetzt wir sind oder eine andere Agentur, viele Agenturen bieten das auch an, wir explizit bieten kostenlose Erstgespräch an, kannst du dir bei uns auf der Webseite ja buchen, das ist vielleicht auch einigen bekannt und dann nehmen uns 60 Minuten Zeit und hören uns mal an, was ist. Wir kommen auch teilweise nach dem Erstgespräch oder auch wenn man auf uns zukommt, einfach anrufen. Wir kommen auch mal rum und sehen uns das Ganze unverbindlich an, wo Verbesserungspotenzial vielleicht sein könnte, gibt es auch die Möglichkeit, dass wir da wirklich mal ein Tag ins Unternehmen kommen. Das natürlich dann nicht mehr kostenlos, aber da gibt es etliche Möglichkeiten und vielen ist gar nicht bewusst, dass man was ändern kann, dass man was optimieren kann. Also dieser Punkt der Digitalisierung, viele Fragen, was ist denn Digitalisierung? Also wir nennen es hier intern eher Prozess-Automatisierung, also eine Digitalisierung ist eigentlich immer mit Prozessen in Unternehmen verbunden und da geht es darum, die zu automatisieren, also zu verbessern, die Prozesse schneller zu machen oder sonstiges. Eine Prozessoptimierung würde ich es eher nennen.

Fabio: Die Frage richte ich jetzt mal an Aron, wenn sich jetzt jemand für unser kostenloses Erstgespräch entschieden hat und möchte vielleicht auch seine Inventur digitalisieren, was können die schon mitnehmen? Vielleicht zu dem Erstgespräch, also was kann das Unternehmen schon vorbereiten? 

Aron: Also am besten in so ein Gespräch zu gehen, ist es immer zu wissen, welche Technologie wird eigentlich gerade im Unternehmen benutzt? Gibt es vielleicht schon eine bestehende Lösung von einem Verwaltungssystem oder gibt es noch gar keine Lösung, wenn es eine Lösung bereits gibt, kann man denn auf dieser aufbauen? Dazu ist natürlich noch wichtig zu wissen, gibt es da einen technischen Ansprechpartner im Unternehmen, der uns beispielsweise, wie bei Robbe und Berking Daten bereitstellen kann und sagen kann, dass sie Daten in einem bestimmten Format zurückbenötigen, damit die Daten wieder eingelesen, werden können ins System, genauer gesagt direkt ins System geschleust werden können? So was ist an sich wichtig zu wissen. Und auch wenn die Sachen nicht bestehen, ist das gar kein Problem. Das soll gar nicht abschreckend wirken. Da können wir dann natürlich auch mithelfen und sogar Systeme dafür einführen und diese anwenden.

Fabio: Ja, Jungs, ich bedanke mich für den Einblick in diesen wirklich interessanten Case, bis zum nächsten Mal.

Julian & Aron: Bis dahin.

Fabio: Nun sind wir auch schon am Ende der heutigen Folge angelangt und hoffen Euch hat die heutige Folge mit uns gefallen. Wir möchten auch noch mal in eigener Sache aufmerksam machen auf unsere Social-Media-Kanäle. Dort habt ihr die Möglichkeit, uns Fragen zu stellen, welche wir hier im Podcast für Euch behandeln, sowie unseren angesprochenen Ratgeber, welchen wir in den Shownotes verlinken. Wer mehr über den Case lesen möchte, findet diesen unter unseren Referenzen. Dort haben wir ebenfalls ein Video für Euch erstellt. Lasst uns ein Abo da und bewertet unseren Podcast, wenn dieser Euch gefallen hat. Wir freuen uns, wenn ihr das nächste Mal reinhören.