Vorbereitung für eine Unternehmenseigene App

Fabio: Hallo und herzlich willkommen zu unserem heutigen DevHelden Podcast, heute im Interview die beiden Geschäftsführer Julian und Aaron. In der heutigen Folge geht es um die Vorbereitung, die ein Unternehmen treffen muss, wenn sie die Entwicklung einer App in den Auftrag gibt. Und was ist dabei alles zu beachten gilt. Diese Folge richtet sich an alle, die vorhaben, eine App professionell entwickeln zu lassen. Wir wollen den Unternehmen sowie den Entwicklern die Zusammenarbeit so produktiv und entspannt wie möglich gestalten. Es gibt einige Dinge, die Unternehmen sowie auch Entwickler schon vor dem Erstgespräch und während der Entwicklungszeit tun können, um die Fertigstellung der App zu beschleunigen.

Fabio: Ja, ich würde sagen, wir fangen direkt mal an. Ich habe mir ein paar Gedanken gemacht und ich habe mich gefragt, wenn jetzt eine Firma auf euch zukommt, wie geschieht das überhaupt und wie läuft dieses Erstgespräch ab? 

Julian: Ja, also der Erstkontakt ist da natürlich super individuell. Das kann über die Webseite geschehen, über Werbung, die wir vielleicht geschaltet haben oder wir erleben auch ganz oft, dass wir weiterempfohlen werden von anderen Kunden. Und dass dort dann auch ein paar Schritte schon übersprungen werden. Wenn man was weiterempfohlen bekommt von jemand, dem man schon vertraut, dann hat man die Person fast sofort vor Ort und dann spricht man direkt über das Projekt. Also da geht es nicht nur groß um die Dienstleistung, was wir anbieten können oder Sonstiges, sondern dann steigt man direkt in das Projekt ein.

Fabio: Ist es denn so, dass die Kunden, kommen und sagen ja, ich möchte eine App haben, die soll das und das beinhalten. Oder gibt es auch Kunden, die teilweise schwammige Aussagen treffen, die eigentlich nicht wissen, was sie wollen? 

Julian: Ja klar. Es gibt beides. Wir haben schon erlebt, dass wir hier einen komplett durchgearbeiteten Plan bekommen haben, tatsächlich auch von anderen Agentur ganz klasse ausgearbeitet und das war wirklich vorbildlich. So ist man dann auch in Kontakt gekommen mit der anderen Agentur. Das war eine Agentur aus Kiel und das ist natürlich klasse, wenn man da wirklich genau weiß, welche Schritte man Stepp by Stepp abarbeiten muss. Ansonsten machen wir das natürlich hier inhouse, das erarbeitet mit dem Kunden später zusammen. Wir haben es aber auch, dass wir natürlich ebenso angefragt werden, was man noch optimieren und digitalisieren kann in seinem eigenen Unternehmen. Das heißt, wir gehen dann in das Unternehmen hinein und schauen uns an, was an Prozessen optimiert werden kann. Und wo man beispielsweise ist. Wir sprechen ja heute über Apps, es muss nicht immer eine App sein, es gibt auch Prozessoptimierung, die nichts mit einer Software zu tun haben, sondern vielleicht mit Schnittstellen oder sonstigem, was im Hintergrund passiert.

Fabio: Sobald die Kunden zu euch kommen. Gibt es sicherlich Fragen oder Ängste, die wahrscheinlich irgendwie fast alle Kunden haben. Was wären das zum Beispiel?

Julian: Fragen und Ängste. Das kann man jetzt, nicht so pauschal sagen. Aber was wir zum Beispiel aus einem Projekt mitgenommen haben, ist, dass der Kunde dachte, dass wir in einen sechsstelligen Betrag erreichen und dabei war es weit aus unter dem Betrag, wir waren später nur vierstellig, weil die Daten einfach schon so klasse vorlagen, dass wir die einfach nur noch aus dem System, was bereits bestehen war beim Kunden via Schnittstelle abgefragt haben und dann eingepflegt haben. Also diese Fälle gibt es auch und das ist auch bei ganz vielen Unternehmen. Also du kannst gar nicht so pauschal sagen, was eine App kostet, weil das Fundament, welches der Kunde vielleicht schon hat, kann fantastisch sein, aber kann gar nicht bestehen sein. Das heißt, man startet in einigen Projekten von null und bei anderen sind es nur Nuancen, wo zum Beispiel eine App on top das Projekt darstellt. Klar, die Entwicklung von so einer App, die kostet Geld und da hat man auch einen Richtwert, den haben wir auch bei uns auf der Webseite. Wir haben einen generellen Ratgeber auf der Webseite runtergeschrieben, was unserer Meinung nach zu beachten ist. Letzten Endes meiner Meinung oder unserer Meinung nach, ist einfach darauf zu achten, dass man sich wohlfühlt bei den Agenturen, denn es ist ein langwieriger Prozess teilweise, wenn wir über große Apps sprechen und da muss man sich verstehen und die Zusammenarbeit muss einfach Hand in Hand gehen. Keiner kommt zu uns und sagt, ja, das ist unsere Angst. Also klar, dass das Projekt scheitert, ist glaube ich so die Angst von allen. Es ist ja egal, welches Projekt man angeht, ob es jetzt eine App ist oder sonstiges. Dass ein Projekt scheitern könnte, denn das zieht ganz klar Verantwortung mit sich, aber so richtige Ängste wüsste ich jetzt nicht.

Fabio: Gibt es denn Vorbereitungen jeglicher Art, die ihr als Agentur unternehmen könnt, wenn ihr wisst, ihr habt ein Meeting, nächstes Wochenende oder nächste Woche mit dem Kunden? Gibt es da etwas, was ihr schon vorbereiten könnt? 

Julian: Klar, wir schauen uns teilweise schon gewisse Daten an und versuchen uns in das Projekt hineinzudenken, wenn wir schon grobe Informationen haben. Es kommt ja immer darauf an, meistens läuft es so ab, dass wir angerufen werden. Sodass wir dann einen Termin ausmachen können. Vieles läuft auch via E-Mail ab, dort kann man schon vieles anfragen. Aber wir erleben es und das ist eigentlich das Schöne, dass dort stellenweise schon viel Vorarbeit geleistet worden ist, also viele über Überlegungen gelaufen sind intern bei dem Kunden und die kommen dann meistens schon mit einem kleinen Stapel Papier hier an und wissen auch recht genau, was sie wollen. Oft ist es so, dass sich in den Gesprächen herauskristallisiert, dass man vielleicht nicht genau diesen Weg nimmt, wir haben da ja auch Ideen und auch schon Erfahrung und haben in einem gewissen Umfang dort dann auch vielleicht andere Ideen. Ich will jetzt nicht sagen bessere, aber andere Lösungsvorschläge oder Ansätze, wie man was umsetzen könnte und so erarbeitet man dann auch in so einem laufenden Prozess den Ablauf und den Bau und die Struktur der App.

Fabio: Du hast es gerade schon angesprochen, den Stapel Papiere. Da würde ich gleich zu meiner nächsten Frage kommen. Welche Daten kann denn das Unternehmen oder die verschiedenen Abteilungen von dem Unternehmen schon sammeln und mitbringen zum Erstgespräch, um ebendiese Entwicklungszeit schneller voranzutreiben?

Julian: Also du meinst, wenn Unternehmen jetzt zu uns kommen würde, welche Vorbereitungen optimal wären? 

Fabio: Genau, was könnten das Unternehmen schon alles mitbringen?

Julian: Also wir schicken meistens schon gewisse Fragen vor dem Meeting, dass der Kunde gewisse Sachen mitbringt, damit wir das abkürzen. Generell ist bei uns das Erstgespräch kostenlos und es wäre klasse, wenn der Kunde nicht nur sagt „hey, ich will eine App haben“, klar, da können wir dann auch helfen, aber der Aufwand, da sollte schon so eine gewisse, wie zuvor erwähnt, Vorarbeit geleistet worden sein durch den Kunden, dass er beispielsweise sagt „wir wollen eine Mitarbeiterapp oder wir wollen einen Prozess digitalisieren“ und der Prozess läuft aktuell auf diese oder jene Weise ab, dass er uns dies erklären kann. Bei so einer Inventur oder so etwas, wie genau die Prozesse sind, was die Mitarbeiter machen und dann können wir uns da reindenken und wissen, okay so und so. Als Beispiel nehmen wir einen Handscanner oder man arbeitet mit Barcodes etc. Und dass man auch gewisse Fragen, die mit dem Thema etwas zu tun haben. Als Beispiel: was ist so eine Lagerverwaltung Software oder ein Backend, was steckt dahinter? In diesen Bereichen sollten Kenntnisse vorliegen. Es ist schon sinnvoll, wenn jemand aus der IT-Abteilung mitkommt, der sich auskennt, mit dem, was im Hintergrund passiert oder zumindest, dass, dieser ansprechbar ist, dass der Ansprechpartner, zu uns kommt. Dass dieser kurzfristig eine Verbindung herstellen kann, sodass wir gegebenenfalls aufkommende Fragen klären können. 

Fabio: Ich möchte noch mal auf das Thema Mitarbeiterapp zu sprechen kommen. Würde es euch helfen, wenn das Unternehmen, sagen wir zum Beispiel irgendwelche Personalnummern oder irgendwelche Mitarbeiternamen schon mitbringt zum Gespräch oder würdet ihr es erst im Laufe der Entwicklungszeit einfordern? 

Aron: Dazu kann ich jetzt mal was sagen, und zwar, das ist natürlich top, wenn ein Unternehmen schon Daten mitbringen kann oder auf jeden Fall beschreiben kann, wie wir die Daten abrufen können für die Mitarbeiter App. Das wäre natürlich super in dem Beispiel. Wenn sie vielleicht keine Schnittstelle haben, das haben viele Unternehmen ja jetzt nicht von Haus aus. Dann können wir natürlich auch eine Schnittstelle programmieren. Aber uns erst mal zu sagen, was für Daten sollen überhaupt benutzt werden, das wäre schon sehr von Vorteil. 

Julian: Genau da sind wir auch wieder beim Punkt, was das Unternehmen als Fundament sozusagen mitnimmt. Was ich ja bereits angesprochen hatte, so eine bestehende Schnittstelle wäre nun mal so ein Fundament, was schon mitgebracht wird und hier im Gespräch ist für uns eigentlich, also wir können damit jetzt noch nicht viel anfangen, weil wir ja noch nicht programmieren, sondern wir können nur sehen, was vorhanden ist und wie die Struktur ist. So würde man dann, wie Aron schon sagte, dann das Ganze über die Schnittstelle übernehmen.

Fabio: Ich denke, die Frage haben auch viele Unternehmen, auf welche Entwicklungszeit können sie sich einstellen? Ich kann mir vorstellen, es ist schwierig, dort eine Formel oder Ähnliches rauszubringen. Groben Richtwert? Ihr müsst dem Kunden ja auch ungefähr sagen können, wie lange er auf das Ergebnis warten muss. 

Julian: Das ist eine berechtigte Frage. Also das hängt ja auch wieder von einem Fundament ab. Was würdest du sagen, Aron?

Aron: Also gehen wir jetzt mal vom Best Case aus. Die haben ein ganzes Konzept, die können die Daten direkt bereitstellen und die haben einen Ansprechpartner, falls wir noch mal etwas Unbekanntes nachfragen müssen. Und es ist eine kleine App, sagen wir jetzt mal eine Mitarbeiterapp, da loggt man sich ein, dann hat man ein Profil und da sieht man vielleicht, ja diese Woche wurden schon 20 Stunden erarbeitet. Also sehr simple. Das könnte man in zwei bis vier Wochen wahrscheinlich umsetzen. Jetzt gehen wir mal von dem schlechtesten Fall aus. Wenn wir jetzt beispielsweise eine Shop-App Design sagen wir, jetzt ein kleines Zalando, wir die Daten aber nicht bekommen, genauer gesagt der Kunde uns keine Schnittstelle bereitstellen kann, das Unternehmen noch keine groben Designentwürfe hat und wir alles von Anfang an umsetzen und vielleicht nicht direkt einen Ansprechpartner haben aus der IT-Abteilung. Vielleicht hat das Unternehmen auch gar keine IT-Abteilung. Dann kann es natürlich auch mal länger dauern, wenn da viel Kommunikation herrscht und die Daten auf deren Seite organisiert werden müssen, dann könnte sich ein Projekt auch bis zu zwölf Monate hinziehen. 

Julian: Genau, das ist ja auch davon abhängig, wie vieles Designsprints nötig sind. Also, wenn wir jetzt eine Corporate Identity aufbauen müssen oder sonstiges. Gefällt es dem Kunden? Wie oft gehen wir da in Revision? Also passen wir es an, da sind wir wieder bei diesem Fundament. Das ist nun mal super individuell, so eine Geschichte. Genau wie eine Webseite oder sonstiges wo man pauschal nichts sagen kann. Aber wie Aron schon sagte, es muss nicht immer lange dauern, wenn ein Unternehmen vorbereitet ist respektive, wenn das Projekt gar nicht so unüberschaubar ist, geht das recht schnell.

Fabio: Was raubt denn am meisten Zeit? Die reine Entwicklung oder das Einpflegen der Daten?

Julian: Was meinst du mit Einpflegen der Daten?

Fabio: Wie Aron jetzt das Beispiel genannt hatte: kleines Zalando. Als Fallbeispiel: der blaue Sneaker kostet so und so viel. 

Aron: Also wenn die Daten schon bestehen, dann dauert die Entwicklung natürlich nicht lange. Ich spreche die Schnittstelle an und die gibt mir die Daten zurück in einem bestimmten Format. „Jason“ als Beispiel, das ist so das aktuellste momentan. Dann dauert natürlich eher die Entwicklung am längsten. Wie soll das Produkt angezeigt werden, wo soll das Bild sein, wie werden die Daten abgerufen? Ist der Benutzer authentifiziert? Und so weiter. Das dauert dann natürlich am längsten. Wenn wir jetzt aber von dem Fall ausgehen, dass die Daten vielleicht nicht bestehen und die gar keine Schnittstelle haben, müssen wir erst mal eine Schnittstelle programmieren, was natürlich auch zum Entwicklungsaufwand gehört, jetzt aber nicht direkt in die App eingerechnet wird vom Entwicklungsaufwand, dann wäre es wahrscheinlich Hälfte-Hälfte. Einmal die Daten bereitzustellen, plus Appentwicklung. Das greift natürlich alles noch Hand in Hand, aber dann würde ich sagen, wenn nichts besteht, 50/50 oder 60/40 und 60 % davon die App. 

Fabio: Und wann tauchen so die typischen Kundenfragen auf? Wann werden die Kunden so langsam nervös oder haben das Gefühl, das geht nicht schnell genug voran oder nur schleppend? 

Julian: Also ich glaube, das ist super individuell und dass es auch, also wenn dann Agentur verschulden ist. Also wenn das so sein sollte, dass ein Kunde ungeduldig wird, also klar, man hat den Kunden, der prinzipiell einfach ungeduldig von Haus aus ist, weil das Projekt vielleicht zu knapp bemessen ist, das würden wir aber auch direkt im Erstgespräch sagen, ob der Zeithorizont einzuhalten ist oder nicht. Aber ansonsten würde ich jetzt pauschal sagen, unabhängig jetzt auch von uns, wenn so was aufkommt, dann ist das eine Angelegenheit der Agentur. Also man muss den Kunden die ganze Zeit in dem Prozess, so ist zumindest unsere Philosophie, mitnehmen, an die Hand nehmen und auch ganz klar sagen, wo stehen wir und vor welchen Herausforderungen stehen wir aktuell. Und das ist ja das, was ich sagte, so eine Zusammenarbeit muss eben funktionieren, zwischen Kunde und Agentur. Und anhand dessen würde ich, nach wie vor, auch die Entscheidungen treffen. Also diese Nuancen, die später vielleicht dann, wenn man sich verschiedene Angebote einholt, die da im Preis liegen, wenn das jetzt keine gigantischen Zahlen sind, über die wir sprechen, die da eine Differenz bilden, würde ich tatsächlich eher nach Sympathie entscheiden, denn es ist nun mal ein laufender Prozess und wenn man das Gefühl hat, dass man gut aufgehoben ist dort bei der Agentur respektive bei den Entwicklern, sagen wir es mal so, dann würde ich mich dafür entscheiden. Und wir, machen es so, wir pflegen einen sehr familiären Umgang teilweise mit den Kunden und sind mit vielen Kunden per Du. Und so ist unser Vorteil, dass wir halt auch kurze, knappe Wege wählen können und kurzfristig uns Updates holen können. Wie auch der Kunde kann sich Updates holen. Mitunter haben wir sogar einige Kunden auch aus größeren Unternehmungen, die eine recht hohe Position haben, die uns abends mal eine WhatsApp schicken. Und das ist auch vollkommen okay für uns und wir freuen uns darüber, die wird dann abends beantwortet und so beruhigt man dann, wenn dem tatsächlich so ist, dass jemand ungeduldig wird oder auch intern im Unternehmen können ja auch schnell Entscheidungen getroffen werden, die dann dazu führen, dass vielleicht eine App zum Beispiel früher fertig werden muss oder nicht fertiggestellt werden kann aber, das sind, wie zuvor besprochen, totale Individualfälle.

Fabio: Ich glaube, allgemein kann man einfach sagen, dieses regelmäßige Feedback, einfach den Kunden Feedback geben, wo man aktuell steht. Was gibt es vielleicht für Probleme? 

Julian: Ja und das würden wir, wenn hier auch welche zuhören, die selbst Apps entwickeln, vielleicht Freelancer oder sonstiges so mitgeben. Das ist auch so, dass wo wir einfach gemerkt haben, das bringt einfach einen Mehrwert. Wer sich ans entwickeln setzt und so eine App baut, davon möchte ich zumindest ausgehen, der hat ein gewisses Know-how und auch ein gewisses Können und da ist eigentlich noch mitzugeben, „hey, schaff nicht Daten nur durch das Coden und Entwickeln und vielleicht auch den Preis, den du gewährst einen Mehrwert, sondern auch dadurch, wie du mit dem Kunden umgehst“.

Fabio: Ich kann mir vorstellen, eines Tages wird dieser Entwicklungsprozess auch zäh. Also jeder kennt ja das Gefühl, man schafft was, aber man macht gefühlt hundertmal das Gleiche, dass es irgendwann richtig zäh wird. Also gibt es da Probleme jeglicher Art, vor denen ihr als Entwickler steht, die sich auch vielleicht mal wiederholen, wo jemand immer wieder denkt, „oh Gott, schon wieder?“

Julian: Ja, ich würde sagen, der Log-in Bildschirm ist, so glaube ich, eines der besten Beispiele. Und Log-ins hat man in fast jeder App. Da ist es halt so, das ist nun mal immer dasselbe gewissermaßen. Aber es unterscheidet sich ja dadurch, dass wir verschiedene Designs später haben. Also jedes Design ist ja anders. Also wir kopieren ja nicht irgendwie ein altes Design. Klar, die Grundfunktion, dass dort ein Name abgefragt wird und ein Passwort, das ist immer dasselbe, aber es unterscheidet sich schon. Und uns macht das Programmieren Spaß. Also das sind ja ganz viele Prozesse, die beteiligt sind bei so einer App. Und wenn man hier bei uns jetzt zum Beispiel ist, dann switchen wir auch intern teilweise. Also wir haben es auch gehabt, dass ein Entwickler Lust hatte, mal was grafisch zu machen. Der wird dann mit an die Hand genommen und macht dann etwas Grafisches. Oder ein Grafiker schaut mal über die Schulter, bei jemandem, der entwickelt. Also das unterscheidet dann auch den einen von dem anderen und bringt dann auch hier noch mal einen kleinen Pep rein in die Runde.

Fabio: Na klar, ist vielleicht auch der Vorteil, wenn man, ich sage mal in Anführungsstrichen, eine kleinere Agentur ist, dass man halt wirklich sehr, sehr agiles und eben flexibel reagieren kann. Gibt es etwas, was ihr euch von euren zukünftigen Kunden vielleicht wünschen würdet? 

Julian: Also ich sage mal, wünschen kann man sich immer viel. So sagt man ja immer. Ja, es wäre schön, wenn der Zeithorizont teilweise optimaler geplant ist. Also das erleben wir immer wieder, dass intern sich ganz viel Zeit gelassen wird. Also man hat einen gewissen Projektplan, inhouse, der vorgegeben wird, beispielsweise von der Geschäftsführung. Und dann wird sich intern stellenweise sehr viel Zeit gelassen, das Projekt durchzuplanen, was auch schön ist, weil wir dann, nach wie vor, ein gutes Fundament bekommen. Aber es ist mitunter sehr suboptimal, dass halt für den Entwicklungsprozess nicht viel Zeit eingeplant wird. Manchmal kann man so was schnell abbilden, aber es sollte realistisch sein. Und da wäre unsere Empfehlung, wenn da jemand ist, der da Moment an so einem Projekt sitzt, dass man sich schon recht früh und zeitnah ein Erstgespräch holt, bei welcher Agentur auch immer. Damit man halt grob auch weiß, wie lange man mit der Entwicklung sozusagen planen kann oder was man einplanen muss für die Entwicklung. 

Fabio: Ja, Jungs, wir sind am Ende angelangt. Gibt es noch etwas, was ihr loswerden möchtet, den Zuhörern gegenüber oder vielleicht irgendwelchen Entwicklern mit auf den Weg geben möchtet?

Julian: Ja, also ich glaube, das ist das Wichtigste ist gesagt. Schafft Mehrwert, das geht jetzt an die Entwickler, durch den Kundenkontakt, sperrt euch nicht immer ein. Wir haben es hier auch intern den einen oder anderen, der dann weniger kommunikativ ist, das wäre eine Empfehlung, die wir aussprechen können und für jeden, der ein Projektplan hat. Ganz klar weg von dieser Furcht, an einen Entwickler oder an eine Agentur heranzutreten, recht schnell ein Erstgespräch zu nehmen. Ich weiß, einige Agenturen verlangen dafür Geld. Da ist jede Agentur von der Philosophie anders. Aber das lohnt sich schon, auf jeden Fall mal eine Meinung einzuholen und auch ganz klar dann das Projekt besser abzustecken. 

Fabio: Ja, hervorragend. Ich bedanke mich für das Interview. Ich muss sagen, ich kann auf jeden Fall etwas aus der Folge mitnehmen und ich denke, die Zuhörer haben auf jeden Fall wertvolle Information bekommen zum Thema Vorbereitung. Wenn du Spaß beim Zuhören hattest oder wertvolle Information für dich und ein Unternehmen aus dieser Folge entnehmen konntest, dann abonniere doch gerne den Podcast für weitere spannende Folgen. Lass uns gerne eine Bewertung dafür oder schreibe eine Rezession. Damit würdest du uns helfen, den Podcast für dich noch besser zu machen. Bis zur nächsten Folge.